En todas las empresas, sin importar el tamaño, es conveniente implementar un plan de compliance.
Es una manera de protegerse a si mismas de la posibilidad de ser sancionadas por la Administración tributaria o incluso, condenadas penalmente por las infracciones o delitos cometidos por la sociedad o incluso, por sus trabajadores, socios o directivos. Además, supone una mejora en la reputación corporativa e imagen societaria, pues implementar un plan de compliance es una muestra de transparencia y compromiso social.
¿Cuál es la función de un plan de compliance? Al implementar un plan de compliance la empresa demuestra ante la Administración y frente a terceros que tiene una cultura de cumplimiento corporativo efectiva. Y que sus actividades y negocios se desarrollan conforme a la legalidad vigente. Además, que cuenta con procedimientos internos necesarios de prevención, gestión, control y reacción frente a posibles riesgos operativos y legales, que conducen a evitar la imposición de sanciones o condenas.
La efectividad del plan de compliance es esencial, pues deben ser piezas de un engranaje bien diseñado que cumplan su única función: demostrar que la empresa en cada toma de decisión ha actuado con diligencia, y acogiéndose a una interpretación razonable de la norma, de forma que se logre eximir a la empresa, y a quienes la dirigen y conforman, de cualquier responsabilidad legal.
Con este objetivo en mano es importante contar con los servicios de una firma especializada como Ibáñez y Ferrandis. Ellos guiarán de la empresa en todo el proceso, desde su implementación hasta su seguimiento y modificación. Los plantes de compliance siempre serán diferentes, personalizados para cada empresa, y dependerán de las necesidades y objetivos que tenga la empresa. Así como del sector en el que opere, si esta internacionalizada, si se trata de una empresa familiar o el tamaño, pues son muchos los factores a tener en cuenta a la hora de implementar un plan de compliance efectivo.
¿Qué debo tener en cuenta para implementar un plan de compliance? Lo primero de todo es estar convencido de la importancia de este proyecto. Sobre todo a nivel de alta dirección, para que desde allí sea asumido por el resto de la organización. La cultura de cumplimiento normativo implica el compromiso con unos valores por lo que si este compromiso no es firme, quedará en papel mojado.
El segundo aspecto es la elección del compliance officer, quién será la persona o personas encargada de diseñar, implementar, analizar y desarrollar el programa dentro de la organización, junto con la firma especializada. Por ello, debe ser una persona íntegra, comprometida con la empresa, con experiencia, capacidad de liderazgo, y con un vasto conocimiento legal. Sus aportaciones serán clave para crear una metodología, una definición de los riesgos y unas guías de prácticas recomendadas para cumplir con la normativa existente y con la mayor efectividad posible.
A partir de ahí, hay una serie de estándares básicos que proporcionan las directrices necesarias para implementar un plan de compliance: la UNE-ISO 19600, de Sistemas de gestión de de compliance; La UNE-ISO 3100, Gestión del riesgo, principios y directrices; la UNE 19601, de Sistemas de gestión de Compliance Penal; la UNE 19602, Sobre el sistema de gestión del compliance tributario y la UNE 37001, sobre sistemas de gestión antisoborno.
Otro aspecto fundamental es la comunicación. Si no se transmite a toda la empresa qué se está haciendo, si no se explica el proceso de cambio y cómo influirá en su forma de hacer las cosas, es más difícil que salga adelante el plan de compliance. Además, para hacer hincapié en la importancia del proyecto es indispensable crear un canal de denuncias compliance que deben utilizar cuando se esté ante situaciones de riesgo en la aplicación normativa.
El canal de denuncias compliance es una de las principales herramientas de control del plan. A través de él la empresa puede determinar el nivel de integración y de cumplimiento del proyecto. Además, para proteger a los empleados que notifiquen de buena fe un posible delito existen toda una serie de normas legales, circulares y recomendaciones. Incluso se establece la posibilidad de realizar denuncias anónimas.
En el servicio de diseño e implementación de planes de compliance de Ibáñez y Ferrandis ponemos a disposición de todo el personal de las organizaciones un canal de denuncias compliance para que puedan estar seguros de la confidencialidad del proceso. Algo esencial a la vista de que el próximo día 17 de diciembre de 2021, finaliza el plazo para la trasposición a la normativa española la Directiva UE 2019/1937 sobre protección del denunciante (Directiva Whistleblowing) según la cual será obligatorio para las empresas de más de 50 trabajadores tener un buzón o canal de denuncias.
Por último, implementar un plan de compliance, requiere mantenerlo vivo. No basta con implantarlo. Hay que crear herramientas para monitorizar el cumplimiento y también para adaptarlo a los cambios que pueda surgir la empresa. Solo así se mantendrá su efectividad, y se evitará su obsolescencia.
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